Gérant du cabinet de conseils Cohesia

LE QUOTIDIEN DU PHARMACIEN.- La planification des congés peut s’avérer compliquée, voire être source de conflits. Quels conseils donnez-vous aux officinaux ?

BRUNO POILVET.- La planification des congés est abordée dans le cadre plus général de formations en management, dans la gestion de l’officine et du personnel dont la présence est requise à des moments précis. Il faut organiser en amont pour planifier au moins six mois avant le début des congés, et prendre en compte différents paramètres : savoir si l’officine ferme pendant une période donnée, et quantifier l’activité de l’officine selon les moments de l’année pour savoir quand autoriser les congés. Le titulaire doit s’assurer d’avoir toujours le bon nombre de personnes de son équipe pour le bon fonctionnement de sa pharmacie. Il doit communiquer ses propres congés et désigner qui va gérer la planification des congés, que ce soit lui, un ou plusieurs adjoints. Dans le cadre d’un bon management, je suis partisan de déléguer ce type de tâche, qui responsabilise le pharmacien adjoint et libère du temps au titulaire qui peut se consacrer à d’autres missions.

Quand les vœux de congés ne concordent pas au sein de l’équipe, comment faire pour planifier et rester équitable ?

Quand la planification est bien rôdée, avec une bonne communication en amont, et réalisée en fonction de l’activité de l’officine, il n’y a pas de problème. S’il est difficile de faire concorder les vœux de chacun, on peut instaurer des règles, faire tourner la période tant désirée d’une année sur l’autre, par exemple. Surtout, il faut donner l’occasion aux personnes concernées de prendre leurs responsabilités en essayant de se mettre d’accord. S’il faut trancher, divers éléments peuvent entrer en ligne de compte, comme l’historique des vœux de congés, la situation familiale, l’ancienneté. Les problèmes viennent le plus souvent des entreprises qui organisent les congés au dernier moment. Il faut donc planifier en amont et afficher.

Certains logiciels dédiés à l’officine proposent un outil spécifique pour la gestion du personnel intégrant la planification des congés. Recommandez-vous ce type d’outils ?

Oui, ce sont des logiciels qui fonctionnent bien. Lorsque nous faisons des formations de management et qu’il est nécessaire de revoir un peu le fonctionnement d’une officine équipée de ce genre de logiciel, nous partons du tableau de bord pour mettre en place la nouvelle organisation. Les pharmaciens n’ont pas besoin d’outils spécifiques pour la planification des congés mais ces logiciels sont pratiques.