Back-office

En quête du bureau idéal

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Publié le 25/09/2017

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Certes mineur dans un projet d’agencement, le bureau du titulaire n’en est pas moins important pour celui qui l’occupe. Une organisation rationnelle, un confort minimum pour assumer les tâches quotidiennes et sans stress sont les bases d’un bureau, sinon idéal, au moins adapté à ses besoins.

Le bureau du titulaire, c’est un peu la cinquième roue du carrosse. Face aux enjeux d’agencement de l’espace de vente, des comptoirs et du back-office, les pharmaciens ont tendance à en minorer l’importance, voire à l’oublier. Les agenceurs eux-mêmes hésitent à en parler, tant le sujet leur paraît parfois banal. Mais quand ils s’expriment, ils rappellent qu’il n’en est rien, ce bureau reste un élément essentiel du travail des titulaires. Tout dépend bien sûr du leur profil, et de la taille de leur officine. Oui, ce sujet peut être considéré comme secondaire… si le titulaire passe 90 % de son temps au comptoir. Il reste qu’il lui faut bien recevoir, ne serait-ce que les représentants des fournisseurs, et y assurer un certain nombre de tâches incontournables. Un minimum de confort et d’organisation rationnelle est donc nécessaire. De là à imaginer le bureau idéal… « Nous en parlons toujours dans le cadre des entretiens que nous avons avec les titulaires pour évaluer leurs besoins avant d’établir un projet », souligne Bernard Deniel, directeur de Média 6 Pharmacie.

Le premier enjeu du bureau du titulaire est sa position au sein de l’officine, son articulation avec le back et le front office. « On nous demande souvent une bonne circulation avec le reste du back-office, et une proximité avec les comptoirs, voire la possibilité de contrôler ce qui s’y passe, ou en tout cas de pouvoir réagir rapidement quand cela est nécessaire », explique Michel Julin, directeur de Th Kohl. Quand la pharmacie a de la surface, cela ne pose guère de problème. Mais il faut tenir compte de la tendance actuelle à réduire la taille du back-office au profit de l’espace de vente, si bien que la rationalisation du bureau du titulaire est une préoccupation de nature à s’étendre. Et voir le front-office, c’est soit disposer d’un accès direct, soit avoir une vitrine ou un écran qui montre ce qui s’y passe.

Un espace multifonctions

Cette tendance à réduire l’espace du titulaire renforce la nécessité de l’utiliser le mieux possible, d’en faire même un espace multifonctions, comme le font les plus petites pharmacies. Recevoir, oui, mais cela peut être aussi bien les délégués commerciaux des laboratoires, les patients, pourquoi pas, pour toutes les officines qui n’ont pas encore d’espace de confidentialité – qui sont toutefois de moins en moins nombreuses, la plupart des projets de réagencement en prévoient désormais - mais aussi le personnel, parfois dans le cadre de réunions, voire de formations. Plus encore, le bureau du titulaire peut servir de couchage dans le cadre des gardes à assurer, rappelle Alain Viaud, Président de Cap Agencement. On peut alors imaginer un bureau avec une cloison amovible éventuellement, de façon à en faire un studio de garde si nécessaire. « C’est un véritable bureau multifonctions », affirme Bernard Deniel. « Avec aussi un plan de travail extractible qui ne sert qu’à des réunions », propose pour sa part Michel Julin.

L’aspect fonctionnel de ce bureau est une problématique très personnelle, il va beaucoup varier selon les souhaits des titulaires. Néanmoins, on peut imaginer une rationalisation très poussée comme le rangement et l’archivage par exemple. « Certes, les archives sont de plus en plus souvent numérisées, mais il reste encore beaucoup de papier, de nombreux pharmaciens, peut-être la moitié de nos clients, demandent encore du rangement pour les archives, notamment les plus récentes », explique Bernard Deniel. Le directeur de Média 6 préconise l’usage de placards bas, afin de pouvoir y disposer des éléments dessus à portée de main si nécessaire. Certains pharmaciens préfèrent avoir tous ces rangements ouverts, avec des systèmes de bacs en plastique. L’aspect fonctionnel nécessite aussi de penser à l’informatique, la place à lui accorder, ou tout au moins aux différentes prises nécessaires pour l’alimentation électrique et tout ce qui est télécommunications. Mais aussi à la vidéosurveillance, un écran au moins pour voir ce qui se passe dans l’espace de vente. Pas tant pour surveiller tout ce qui peut être lié à la démarque inconnue que pour anticiper si un problème apparaît, beaucoup de monde aux comptoirs par exemple, ou une discussion durant laquelle il s’avère qu’il y a un problème de compréhension entre un patient et un membre de l’équipe, affirme en substance Michel Julin.

Quant au reste, le mobilier notamment, les agenceurs semblent avoir tendance à laisser les titulaires s’en occuper eux-mêmes. « Il est vrai qu’autrefois, les agenceurs proposaient le même mobilier pour le bureau du titulaire que celui du reste de l’officine, mais aujourd’hui, il y a tellement d’enseignes comme Bruneau, JPG, Ikea et les autres, souvent très bien placées et dont l’offre est illimitée qu’il est préférable pour les titulaires de traiter ce sujet par eux-mêmes », estime Bernard Deniel. « En tant qu’agenceur, nous ne devons pas avoir l’intention de tout fabriquer. »

Que faire en cas d’absence de lumière naturelle ?

L’autre aspect auquel il faut également songer est plus de l’ordre du confort, voire de l’esthétique. Travailler dans un environnement agréable est plus confortable pour des titulaires souvent très occupés, voire stressés par de multiples tâches. La priorité, c’est la lumière, mais est-ce seulement du confort ? Dans des petits espaces, notamment à Paris, accès à la lumière naturelle n'est pas toujours possible, d’où la nécessité de trouver des astuces pour éclairer l’espace de travail de la meilleure façon. Par exemple en jouant sur un système de vitrage qui apporte de la lumière naturelle comme le propose TH Kohl, ou encore en installant un pavé de leds au plafond de façon à imiter un puits de lumière, comme le pratique Média 6 Pharmacie.

Le reste peut sembler accessoire, les couleurs, les matières, surtout dans la perspective des priorités budgétaires à accorder dans le domaine de l’agencement. Mais pour Bernard Deniel, il est tout à fait possible d’avoir un équipement plus esthétique au même prix. « Le sol par exemple, où l’on trouve souvent du carrelage blanc, qui convient aux espaces de déballages, certes, mais est froid pour des bureaux, il est possible de mettre à la place des dalles PVC aux tons plus chauds et cela au même prix, voire moins cher », affirme-t-il.

Hakim Remili