Officine pratique

Entretiens annuels : un rendez-vous incontournable

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Publié le 07/11/2024

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Outil de gestion du personnel, l’entretien annuel d’évaluation est une étape importante de la vie professionnelle du salarié comme celle du titulaire. L’occasion, une fois par an, de s’exprimer dans un cadre confidentiel sur son parcours dans l’entreprise et se projeter vers l’avenir.

Cet exercice est l’occasion de dresser un bilan des compétences déployées par le salarié durant l’année écoulée et de se projeter dans l’année à venir
Crédit photo : BURGER/PHANIE

▶ Une obligation légale ?

Il n’existe pas d’obligation légale ou conventionnelle prévoyant la mise en place ou la fréquence des entretiens annuels mais le code du travail (article L1222-3) précise que « le salarié doit être informé préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d’évaluation professionnelles mises en œuvre à son égard. Les résultats obtenus sont confidentiels. Les méthodes et techniques d’évaluation des salariés doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie ». Il appartient à l’employeur d’informer son salarié des modalités d’évaluation et de déroulement de l’entretien à travers des supports tels que le règlement intérieur, l’accord d’entreprise ou le contrat de travail. En pratique, l’entretien annuel se déroule en présence du salarié et de son supérieur hiérarchique afin de faire le bilan sur le travail effectué et déterminer les objectifs. L’entretien annuel d’évaluation ne doit pas être confondu avec l’entretien professionnel qui est obligatoire et a pour objectif d’étudier les perspectives d’évolution professionnelle du salarié.

▶ Un entretien pour quoi faire?

Si l’entretien annuel d’évaluation est souvent perçu comme un passage obligé, il est avant tout un outil essentiel de management pour le titulaire et un rendez-vous important pour le salarié. Cet exercice est l’occasion, dans le calme, de dresser un bilan des compétences professionnelles déployées par le salarié durant l’année écoulée et de se projeter dans l’année à venir. L’échange doit mettre en évidence les points forts et les points faibles du salarié, permettre de définir les éléments à améliorer au quotidien afin d’augmenter ses performances professionnelles mais aussi sa qualité de vie à l’officine. Il est aussi l’occasion d’énoncer les attentes de chaque partie (formation, objectifs à atteindre, nouvelle mission à mettre en place, changement d’organisation – en revanche, ce n’est pas le cadre où aborder la question du salaire). Mené dans un esprit d’objectivité et de confiance, l’entretien peut être un élément de cohésion entre les deux collaborateurs.

▶ En amont

Comme tout rendez-vous important, l’entretien annuel doit être préparé en amont par le titulaire et le salarié. Le premier dresse une liste des points précis à aborder durant l’entretien (compétences mises en œuvre, objectifs atteints, motivation, comportement au sein de l’équipe…). Il peut aussi s’interroger sur ses besoins et ceux de l’officine (« Qu’est-ce que j’attends de mon collaborateur ? », « Comment lui permettre d’atteindre les objectifs que je me suis fixés ? ») et formuler les questions qu’il souhaite poser à son salarié : « Comment avez-vous vécu votre travail durant l’année écoulée ? », « Comment se passe la relation de travail avec vos collègues ? », « Appréciez-vous les missions qui vous sont confiées ? »). Tous les points à aborder sont consignés par écrit dans un document qui servira de trame lors de l’échange. Un exemplaire est fourni au salarié avant l’entretien afin qu’il en prenne connaissance et qu’il puisse effectuer son propre bilan de l’année écoulée, s’interroger sur ses difficultés, évaluer ses performances, définir ses attentes. Une date et une heure de rendez-vous lui sont indiquées sachant que l’entretien se déroule le plus souvent sur le lieu de travail.

▶ Mener l’entretien

C’est au titulaire de mener l’entretien qui dure généralement entre une heure et une heure et demie et doit se tenir dans un lieu calme, à l’abri de tout dérangement. Le responsable peut, en préambule, rappeler brièvement au salarié l’objet de cette rencontre : « Je vous reçois pour faire le point sur l’année écoulée et définir ensemble ce qui peut être entrepris à l’avenir. J’ai besoin de savoir comment vous vivez votre travail au sein de l’officine et je vous dirai comment je vous perçois et vers quoi notre relation de travail peut évoluer ». C’est une façon d’inciter le salarié à s’exprimer sur ce qu’il a vécu dans son travail, ce qu’il maîtrise, ce qui lui semble plus difficile. Il fait part de ses attentes, de ce qu’il aimerait entreprendre. Le titulaire, de son côté, expose ses ressentis, ses remarques concernant le travail de son collaborateur et lui précise ce qu’il attend de lui, les évolutions qu’il envisage. Il ne s’agit pas ici d’établir une liste de ce qui fonctionne bien ou mal mais plutôt de définir ce qui peut être amélioré à l’avenir afin d’optimiser l’exercice professionnel. Si les deux protagonistes ont la parole, c’est au titulaire de mener l’entretien en s’efforçant de rester à l’écoute, en accueillant les réflexions de son interlocuteur avec objectivité. Il doit mettre son collaborateur en confiance de façon que celui-ci puisse s’exprimer en toute franchise. S’il n’obtient que des réponses laconiques du salarié, il devra le relancer en posant d’autres questions, en lui demandant d’approfondir, de détailler, d’analyser. L’entretien n’est pas un interrogatoire, c’est une occasion de réfléchir ensemble dans le souci d’améliorer l’exercice professionnel et la relation de travail.

Pour ceux qui souhaitent mener l’exercice en s’appuyant sur un document préexistant, des exemples de formulaires (grilles d’évaluation) peuvent être téléchargés sur Internet. Les groupements peuvent également être sollicités dans ce sens.

▶ Exprimer les remarques négatives

L’intérêt de l’entretien étant de pouvoir s’exprimer franchement sur son expérience de travail au quotidien, des éléments négatifs peuvent être rapportés lors de l’échange. Difficultés, points d’achoppement, échecs, déception, problème relationnel peuvent émerger dans le discours du salarié comme dans celui du titulaire. Il est important que ces ressentis puissent être énoncés sans que l’un et l’autre ne se froissent. Certaines tournures de phrases peuvent aider à exprimer les notions négatives tout en restant bienveillant : « J’ai l’impression que cette mission est difficile pour vous, comment la vivez-vous ? », « Je vous attendais sur ce point mais je vois que ça n’est pas évident »… Côté salarié, on pourra dire « J’ai du mal avec cette mission », « Je ne trouve pas le temps pour… », « Je n’y arrive pas… Il faut pouvoir évoquer les difficultés honnêtement et entendre les critiques sereinement si l’on veut avancer ensemble. L’entretien est un moment clef pour construire l’avenir.

▶ Quelle suite à l’entretien?

Tous les points importants abordés lors de l’entretien sont consignés dans un compte rendu qui pourra servir de feuille de route pour l’année à venir. Il est préférable de s’entendre sur le contenu du document (objectifs, remarques, suggestions) afin que les collaborateurs soient bien en phase et que chacun reparte avec des éléments qui correspondent à ce qu’il a exprimé. Un mois après, titulaire et salarié peuvent se retrouver lors d’un rendez-vous rapide pour évoquer les changements et évolutions qui ont pu être instaurés suite à l’entretien annuel. Un point régulier, tous les 3 mois, peut être programmé pour constater les avancées effectuées.

Repères

- Il n’existe pas d’obligation légale ou conventionnelle prévoyant la mise en place ou la fréquence des entretiens annuels.

- L’entretien est l’occasion, en toute confiance, de dresser un bilan des compétences professionnelles déployées par le salarié durant l’année écoulée et de se projeter dans l’année à venir.

- L’entretien annuel doit être préparé en dressant une liste des points précis à aborder durant l’échange. Un exemplaire est fourni au salarié afin qu’il puisse effectuer son propre bilan de l’année écoulée.

- C’est au titulaire de mener l’entretien dans un lieu calme.

- Le salarié fait part de ce qu’il a vécu dans son travail, ce qu’il maîtrise, ce qui lui semble plus difficile mais aussi de ses attentes. Le titulaire expose ses ressentis, ses remarques concernant le travail de son collaborateur et lui précise ce qu’il attend de lui, les évolutions qu’il envisage.

- Il est important que les éléments négatifs puissent être énoncés sans que l’un et l’autre ne se froissent.

-Tous les points importants abordés lors de l’entretien sont consignés dans un compte rendu qui pourra servir de feuille de route pour l’année à venir.

- Un point régulier, tous les 3 mois, peut être programmé pour constater les avancées effectuées.