1. RÉPONDRE À UN APPEL D’OFFRES
Lorsque les EHPAD recherchent un fournisseur, ils font parfois passer un appel d’offres, même si c’est loin d’être systématique. Dans le cas de la fourniture de dispositifs médicaux, ou de compresses ou pansements, l’établissement envoie une liste de produits qu’il recherche et le pharmacien doit alors envoyer un devis. L’EHPAD peut alors venir rendre visite à la pharmacie afin de faire son choix. Puis, certains établissements demander à conclure une convention, tandis que d’autres ne le font pas, car ce n’est pas une obligation. Pour la fourniture de médicaments en revanche, la convention est obligatoire. Le pharmacien indique les services qu’il est susceptible de proposer à l’établissement, ce qui peut déclencher une visite de l’officine. L’EHPAD fait ensuite son choix entre les pharmacies candidates et conclut une convention avec celle qui est retenue. Pour proposer sa candidature, il faut être sûr d’être en capacité répondre à la demande de l’EHPAD, mais également ne pas négliger l’importance de la proximité de l’officine avec l’établissement.
2. SIGNER UNE CONVENTION
Pour la fourniture de médicaments, une convention doit être signée entre le pharmacien et l’établissement dont il relève, puis envoyée à l’Ordre des pharmaciens. Elle établit le mode de fonctionnement et précise les modalités pratiques : comment sont transmises les ordonnances, quels médicaments sont mis dans les piluliers, pour quelle durée sont-ils préparés, qui les prépare, que se passe-t-il en cas de garde, etc. Elle précise les rôles et responsabilités de chacun et prévoit aussi la durée du contrat entre le pharmacien et l’établissement. Elle doit aussi rappeler le libre choix du pharmacien par le patient : ce dernier a le droit de refuser la préparation de ses piluliers et le pharmacien ne peut exiger de s’occuper de la totalité des patients de l’établissement.
3. RESPECTER LA LÉGISLATION
L’Ordre des pharmaciens rappelle qu’il est interdit aux pharmaciens de démarcher un EHPAD pour y proposer ses services. C’est considéré comme de la sollicitation de clientèle et sanctionnable par l’instance.
4. VÉRIFIER SON ASSURANCE
Lorsqu’une officine commence à travailler avec un EHPAD, elle doit demander à sa compagnie d’assurance d’ajouter une clause pour couvrir les risques d’accidents qui pourraient entrer dans ce cadre.
5. PRÉPARER LES DOSES À ADMINISTRER
Certains pharmaciens réalisent la préparation des doses à administrer (PDA) manuellement, tandis que d’autres préfèrent s’équiper de machines. Il existe des systèmes semi-automatiques nécessitant un investissement minime, de l’ordre de 2 000 à 3 000 euros, et des systèmes entièrement automatisés, plus sophistiqués mais aussi plus coûteux, de l’ordre de 100 000 à 200 000 euros. Malgré les solutions automatisées, il ne faut pas négliger les contrôles, car c’est le pharmacien qui est responsable en cas d’erreur de la machine.
6. ADAPTER SON STOCK
La question de gérer un stock global pour l’EHPAD ou de ne pas le différencier du stock habituel peut se poser. Chaque pharmacie procède comme elle l’entend, sachant que, dans tous les cas, la facturation s’effectue séparément pour chaque patient.
7. AFFECTER DU PERSONNEL
La gestion des commandes d’un EHPAD prend du temps et aucun contrôle ne doit être négligé, puisque la responsabilité du pharmacien est engagée en cas de problème. En fonction de la taille de l’EHPAD, il est souvent nécessaire d’affecter du personnel, pharmacien et/ou préparateur, pour préparer, vérifier les commandes, prendre en compte les modifications de boîtes ou de dosages, effectuer un suivi, etc.
8. LIVRER
Un véhicule peut être affecté à la livraison des commandes à l’EHPAD. Dans ce cas, il est possible de déduire de son résultat fiscal les frais de carburant liés aux déplacements professionnels.
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