1. Se renseigner sur les critères d’évaluation
Pour réussir son entretien d’évaluation, la première règle est de s’y préparer. Cela permet d’être plus serein, mais aussi plus efficace lors du rendez-vous avec son titulaire. Cependant, pour que la réussite soit totale, ce dernier doit également jouer le jeu et fournir certains éléments à son adjoint : « Pour que l’entretien soit possible, il faut que les critères d’évaluation soient fixés en amont, ainsi que les objectifs à atteindre par le salarié », explique Jacques Teboul, ancien directeur à la Cegos, dans l’unité management et développement des personnes et auteur du livre « L’entretien d’évaluation, comment s’y comporter ? Comment le mener ? ». « L’adjoint doit savoir ce que son titulaire attend de lui, sinon cela revient à un entretien "à la tête du client", reprend-t-il. À partir du moment où les règles sont définies, l’entretien est beaucoup moins stressant, car le jeu est clair et le salarié n’est pas soumis à l’arbitraire du patron. » Dans l’idéal, les attentes du titulaire devraient être formalisées par écrit et servir de référence lors de l’entretien.
2. Préparer son entretien
Lorsque les critères d’évaluation sont clairement définis, le salarié peut préparer son entretien. Pour cela, il est préférable de ne pas s’y prendre au dernier moment, mais plutôt une semaine ou deux avant la date prévue pour l’entretien. Il n’est pas nécessaire d’y passer des heures : une demi-heure de réflexion suffit pour faire le point sur ses activités de l’année, en reprenant sa fiche de poste et les objectifs fixés. On peut noter si ces objectifs sont remplis et, dans le cas contraire, pour quelle raison. Il s’agit d’effectuer son autocritique globale, autant sur les points positifs que négatifs. « Il faut noter les points forts et les points faibles de l’année. Il ne faut retenir que des faits "significatifs de performance", et non des petits détails, insiste Jacques Teboul. L’adjoint doit recenser ce qu’il a réussi, raté, réussi en partie, et pourquoi. » Il peut aussi faire le point sur les formations réalisées pendant l’année, ce qu’elles lui ont apporté et s’il a pu appliquer ou non les compétences acquises. C’est aussi l’occasion de s’interroger sur ses souhaits d’évolution : nouvelles attributions, prise de responsabilités plus importantes, mais aussi formation pour renforcer ses compétences ou en acquérir de nouvelles.
3. Parler du poste
« L’entretien d’évaluation ne doit pas être considéré comme un espace où l’on va enfin pouvoir dire les choses qui nous pèsent au travail, indique Frédéric Schellenberg, psychologue du travail et consultant chez Qualipharm. On peut parler de ce qui va et de ce qui ne va pas, mais ce n’est pas l’objectif principal. L’entretien permet surtout de poser la place du collaborateur dans la structure de l’officine et ses pistes d’évolution. Il faut avant tout parler du poste, de son contenu, et ne pas se focaliser uniquement sur les conditions de travail comme les horaires, la rémunération et les relations entre les personnes. » L’entretien doit permettre d’aborder le travail, la fonction de l’adjoint, mais aussi l’évolution de l’entreprise, et de déterminer comment l’adjoint peut y prendre part.
4. S’en tenir aux faits
Un entretien annuel d’évaluation dure environ une heure. Pendant ce rendez-vous, « le salarié doit s’en tenir aux faits, conseille Jacques Teboul. S’il a réussi quelque chose, il doit le mentionner et le prouver, mais sans le gonfler abusivement ». De la même façon, si le salarié estime que son titulaire lui adresse des reproches injustifiés, « il doit garder son calme et demander des exemples précis qui justifient ces reproches. Il faut toujours en revenir aux objectifs définis », rappelle-t-il.
« Un reproche n’est pas forcément erroné, remarque Frédéric Schellenberg. En revanche, il devient problématique si l’employeur ne donne pas de contrepartie positive. Il ne faut pas s’affoler si des éléments négatifs sont abordés pendant l’entretien, car ils correspondent à une marge de progression », indique-il. Il conseille à l’adjoint d’expliquer pourquoi il n’a pas réussi à accomplir telle ou telle tâche, car le titulaire ne le comprend pas forcément : parfois on a besoin de plus de temps, d’outils ou de compétences supplémentaires. L’adjoint peut également contrebalancer la critique en rappelant au titulaire des éléments positifs. « En se recentrant sur la question du travail, et non des individus, cela permet d’être plus constructif et de sortir du stress ou des situations conflictuelles », estime-t-il. Par ailleurs, il est important d’approfondir les raisons d’un échec : « Parfois, le titulaire reproche à son collaborateur de ne pas être suffisamment organisé ou concentré. Or, lorsqu’on creuse un peu, on se rend compte que c’est souvent lié à un manque de compétences ou de méthode, pointe Frédéric Schellenberg. Ce n’est pas une honte d’avouer qu’on a besoin de plus de compétences. Dans ce cas, on peut proposer de suivre une formation pour les acquérir. »
5. Aborder la formation
L’entretien d’évaluation permet en effet de faire le point sur les formations que l’on souhaite suivre au cours de l’année suivante. Attention cependant à les choisir avec soin. « Il faut garder à l’esprit qu’une compétence ne sera utile que si elle peut être mise en œuvre, rappelle Frédéric Schellenberg. Sinon, on aura tout oublié au bout de six mois. » Il faut donc réfléchir aux compétences dont l’entreprise a besoin et s’orienter vers une formation qui sera exploitable à court terme dans la pharmacie. « Si une formation intéresse l’adjoint, il peut construire un projet opérationnel avec le titulaire afin de l’appliquer dans l’officine », suggère-t-il.
6. Consigner par écrit la synthèse de l’entretien
À l’issue de l’entretien, le titulaire doit en rédiger une synthèse avec les points forts et les points faibles relevés. « D’un point de vue légal, il est obligatoire de rédiger un document écrit sur lequel figure au moins le plan de formation, rappelle Frédéric Schellenberg. Il est judicieux d’en remettre une copie à l’adjoint, car il fera office de "feuille de route" pour l’année à venir. »
7. Effectuer un suivi
« Il est souhaitable de prévoir un petit entretien de dix à quinze minutes au bout de six mois, afin de faire le point , conseille Frédéric Schellenberg. Le collaborateur peut d’ailleurs le provoquer lui-même en le demandant à son titulaire. » Ce point d’étape permet d’aborder les principaux sujets évoqués lors de l’entretien annuel d’évaluation, de vérifier ce qui fonctionne ou non et de mettre en place d’éventuelles mesures correctrices.
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