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Les documents que vous devez conserver

Publié le 19/09/2011

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REGISTRE STUPEFIANTS MEDICAMENTS ET SUBSTANCES PHARMACIE ZRIBI A ISSY LES MOULINEAUX
Crédit photo : S. Toubon

1 Ordonnancier unique

Depuis 2007, l’ordonnancier unique regroupe le livre-registre d’ordonnances et le registre des stupéfiants. Informatisé ou non, selon le choix du pharmacien, il est destiné à accueillir les transcriptions « à la suite, à l’encre, sans blanc ni surcharge » des médicaments et autres produits relevant de la réglementation des substances vénéneuses. Chaque enregistrement comporte un numéro d’ordre par médicament. Le nom et l’adresse du prescripteur sont obligatoires tout comme, selon le cas, le nom et l’adresse du malade, du détenteur du ou des animaux ou la mention « usage professionnel ». La date de délivrance, la dénomination ou la formule du médicament, les quantités délivrées font également partie des mentions nécessaires. Dans le cas d’un médicament à prescription hospitalière ou à prescription initiale hospitalière, le nom de l’établissement ou du service de santé et le nom du prescripteur devront y figurer. Quand la prescription d’un médicament est réservée à certains médecins, la spécialité du prescripteur doit être indiquée. Enfin, pour les stupéfiants, doivent aussi figurer les nom et adresse du porteur d’ordonnance si celui-ci n’est pas le malade et le relevé des références d’une pièce d’identité par le pharmacien s’il ne connaît pas le porteur. Durée de conservation : 10 ans.

2 Registre des entrées et sorties de stupéfiants

Toute entrée et sortie de stupéfiant doit être inscrite dans ce registre et comporte la date de l’opération, la désignation et la quantité des stupéfiants reçus/utilisés, la désignation des spécialités pharmaceutiques et les quantités reçues en unité de prise. Une balance mensuelle des entrées et sorties doit être portée au registre « à l’encre, sans blanc, ni surcharge » s’il est tenu sous forme papier. En cas de registre informatisé, la balance doit être éditée. Durée de conservation : 10 ans.

3 Registre des matières premières

L’enregistrement des matières premières reçues à l’officine doit se faire dès la livraison et indiquer l’une des trois mentions suivantes : en attente de contrôle, acceptée ou refusée. Sur le registre figurent la date de réception, la quantité reçue, l’intégrité du conditionnement, la conformité de l’étiquetage, les caractères distinctifs, le numéro d’identification du lot, le nombre de contenants, la désignation de la matière première, le nom et l’adresse du fournisseur, la date limite d’utilisation, les conditions particulières de stockage et de manipulation, les caractères organoleptiques pertinents pour un contrôle lors de l’utilisation, le numéro de référence de contrôle de l’officine, le nom, la qualité et le visa de l’exécutant. Durée de conservation : 10 ans après inscription de la dernière réception de matière première.

4 Registre des médicaments dérivés du sang

Lors de toute délivrance, ces médicaments doivent être enregistrés sous un numéro d’ordre propre à chacun, dans un registre dédié. Les informations qui doivent y figurer sont le nom et l’adresse du prescripteur, la spécialité du prescripteur si la délivrance de ce produit est limitée à certains médecins, le nom de l’établissement de santé s’il s’agit d’une prescription hospitalière, le nom, l’adresse et la date de naissance du patient, la date de délivrance, les quantités délivrées, les informations de l’étiquette détachable du conditionnement extérieur. Durée de conservation : 40 ans.

5 Registre des médicaments vétérinaires

La délivrance de médicaments vétérinaires fait l’objet d’un enregistrement sur un registre. Le pharmacien compare, une fois par an au minimum, la liste des entrées et des sorties avec son stock. Ces enregistrements doivent être édités sur papier et classés par détenteur de l’animal, par médicament et par ordre chronologique. Durée de conservation : 10 ans.

6 Registre des préparations magistrales et officinales

Le pharmacien doit transcrire immédiatement toute préparation lors de sa réalisation, s’il s’agit d’une préparation officinale, ainsi que toute délivrance, que celle-ci concerne une préparation magistrale ou une préparation officinale. Dans ce dernier cas, lors de l’inscription de l’enregistrement de la délivrance de ladite préparation, sa composition est remplacée par le numéro d’ordre de sa réalisation. Durée de conservation : non précisée.

7 La pharmacopée

Tout pharmacien doit posséder au moins un exemplaire de la Pharmacopée française et un exemplaire de la Pharmacopée européenne. Durée de conservation : tout au long de l’exercice.

› M. M.