Officine pratique

Pour bien choisir son logiciel informatique

Publié le 24/01/2011

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Par l’ensemble de ses fonctionnalités, l’informatique est au cœur de l’activité officinale
Crédit photo : S. toubon

1• Acheter ou louer au juste prix

MIEUX VAUT PAYER le juste prix de ce qu’on achète. Il faut pour cela définir exactement les besoins de son officine en matière de gestion informatique. De plus en plus d’éditeurs proposent des options diverses et variées qui vont bien au-delà des fonctions de base de l’informatique de gestion : il est essentiel de savoir si elles peuvent être vraiment utiles.

Une fois ce choix tranché, il en est un autre tout aussi important qui a un impact sur le coût d’un logiciel : c’est celui de décider si oui ou non il faut recourir à la location financière. Un certain nombre d’éditeurs proposent en effet ce moyen pour financer son équipement en louant matériel et logiciel pour une durée plus ou moins longue. La location a ses adeptes : elle permet de disposer facilement du matériel neuf quand cela est nécessaire. Mais attention néanmoins à la durée des contrats : mieux vaut choisir une durée de trois ans plutôt que quatre ou cinq, cela permet de renouveler le matériel plus souvent. Attention également aux loyers pratiqués, certains pharmaciens se retrouvent ainsi avec des loyers plus élevés à partir de la deuxième année. D’autres pharmaciens préfèrent l’achat, plus économique selon eux, considérant qu’ils ont la maîtrise totale du budget et de l’amortissement et la liberté de trouver un matériel qui leur convienne parfaitement.

2• Évaluer l’ergonomie et le confort d’utilisation

L’ergonomie et la simplicité d’utilisation vont faire le confort de travail de l’équipe officinale au quotidien. Pour cela, il ne faut pas hésiter à consulter un grand nombre d’éditeurs qui se feront un plaisir de livrer une version de démonstration de façon à ce que chaque pharmacien se fasse son idée. Certains accordent beaucoup d’importance à l’usage qu’il est possible de faire d’Internet car cela donne une grande liberté, d’autres estiment essentiel de disposer d’une plate-forme Windows afin de profiter de la souplesse du système. D’autres encore souhaitent pouvoir interroger le système pour faire les requêtes eux-mêmes de façon à ne pas être trop dépendant de l’éditeur. C’est au moment de l’évaluation de la version de démonstration que le pharmacien pourra se faire une idée des points essentiels pour lui. De plus en plus de pharmaciens apprécient de pouvoir travailler à distance, de chez eux, le soir. Ce que plusieurs éditeurs favorisent désormais.

3•Quid de la gestion des stocks et du tiers-payant ?

La gestion des stocks et celle du tiers-payant sont les deux fonctions les plus regardées par les pharmaciens. La première permet de commander automatiquement ce que vend l’officine, ce qui autorise le pharmacien à perdre le minimum de temps pour la gestion et à en consacrer le maximum au comptoir. La gestion du tiers payant doit, elle, permettre de ne pas avoir de souci de transmission avec la sécurité sociale et les mutuelles. Tout ce qui concerne la gestion administrative avec les organismes sociaux doit être fluide. À côté de ces deux fonctions essentielles, il en est une qui suscite de plus en plus l’intérêt des pharmaciens, ce sont les tableaux de bord et les statistiques qui permettent d’avoir une vision plus claire de son activité. Savoir par exemple très précisément l’évolution des ventes des produits par ventilation de taux de TVA.

4• Des mises à jour en temps et en heure

Les éditeurs procèdent à de nombreuses mises à jour, quasi quotidiennes, relatives aux modifications de prix et de remboursement des médicaments. Il est indispensable que ces mises à jour se fassent au bon moment, pas trop tôt, parce que le dossier sera de toute façon rejeté par la sécurité sociale qui n’aura pas été prête à temps. Ces mises à jour se font désormais par Internet, ce qui facilite le travail des pharmaciens.

5• S’assurer d’un SAV rapide et efficace

La qualité du SAV est essentielle au bon fonctionnement du logiciel. Or, les pharmaciens se plaignent parfois des temps de réponse trop longs des hotlines. Pour être un peu plus sûrs d’avoir un bon SAV, mieux vaut d’abord voir les forums de discussion sur Internet et interroger les confrères sur les qualités de tel ou tel support technique. On pourra ainsi juger de sa rapidité d’intervention, même si dans ce domaine, il faut considérer que tous les éditeurs ont leurs périodes bonnes et moins bonnes.

La télémaintenance, désormais de plus en plus courante, rassure souvent les pharmaciens, car les problèmes sont repérés très vite et d’autant plus aisément résolus. En cas de « plantage » du serveur, certains pharmaciens apprécient d’avoir un autre poste de travail de l’officine qui puisse prendre le relais, le temps de la réparation.

› HAKIM REMILI