Officine pratique

Les six points clé de l’inventaire

Publié le 21/11/2011

Article réservé aux abonnés

Une opération qui se renouvelle chaque année, et pour laquelle plus de six pharmaciens sur dix...
Crédit photo : S. toubon

1. Contacter l’inventoriste à l’avance

Lorsque l’inventaire est externalisé, il est préférable de contacter l’inventoriste deux ou trois mois à l’avance pour réserver une date. L’inventaire peut être réalisé quelques jours avant ou quelques jours après la date de clôture de l’exercice, à la convenance du pharmacien et de l’inventoriste. Dans ce cas, l’inventoriste doit effectuer un « rétablissement de l’inventaire » à la date de clôture. Le pharmacien doit donc rassembler toutes ses factures entre la date de l’inventaire physique et celle de clôture et les remettre à l’inventoriste afin que ce dernier puisse rendre compte de l’état réel du stock au dernier jour du mois.

2. Ranger sa pharmacie

Avant la venue de l’inventoriste, le pharmacien doit s’assurer d’avoir rangé correctement son officine et sa réserve, afin d’éviter les mélanges de produits, sources de confusion et d’erreurs. Dans les rayons de parapharmacie par exemple, les crèmes solaires doivent être disposées par indice, sur une même ligne et les brosses à dents classées selon leur dureté. Attention aussi aux boîtes de même couleur, mais au dosage différent. Dans chaque casier, les produits doivent être les mêmes pour éviter à l’inventoriste d’être obligé de déstocker et de compter les boîtes une à une. En amont, le pharmacien doit aussi être vigilant lorsqu’il utilise des étiquettes antivol : il faut éviter de les positionner sur les codes-barres, les rendant illisibles pour le lecteur.

Le pharmacien peut aussi profiter de l’inventaire pour « toiletter son stock ». Il peut vérifier ses produits périmés et périmables, même s’il est préférable de les gérer tout au long de l’année. Il peut également écarter des produits qui n’ont pas de date de péremption, mais qui ne se vendent pas. Il peut alors les affecter en pertes ou les négocier avec ses fournisseurs. Cela permet de ne pas surévaluer son stock avec des produits invendables. Par ailleurs, il ne faut pas oublier de valider la dernière livraison avant l’inventaire, afin qu’elle soit prise en compte. Il faut aussi isoler les produits promis qui ont été payés par le patient (et donc déjà pris en compte au niveau comptable) des promis non payés, qui sont traités différemment.

3. Faire un tour des zones à inventorier

Lorsque l’inventoriste arrive, il est conseillé de faire un tour de l’officine avec lui, surtout s’il vient pour la première fois et ne connaît pas encore la pharmacie. Le pharmacien doit lui signaler les petits recoins isolés qu’il ne doit pas oublier d’inventorier. Il faut également éviter de laisser des cartons cachés ou inaccessibles et ne pas mélanger différents produits dans un même carton. Les présentations en vitrine ou sur les comptoirs doivent être facilement accessibles. Enfin, si certains produits sont gardés sous clé, il ne faut pas oublier de remettre la clé à l’inventoriste.

4. Détailler les particularités de codage des produits

Si la pharmacie utilise un système de codage interne pour certains produits, il faut le signaler à l’inventoriste, notamment en cas de réactualisation informatique. En effet, le code retenu diffère d’une pharmacie à l’autre. Dans ce cas, le pharmacien doit donc remettre à l’inventoriste une édition de tous ses codes internes, afin d’éviter les erreurs.

5. S’accorder sur le mode de valorisation

Après l’inventaire physique à l’officine, l’inventoriste doit réaliser la valorisation du stock, en effectuant la correspondance entre les codes et les tarifs des produits. Pour cela, le pharmacien doit se mettre d’accord avec lui sur le mode de valorisation choisi. En cas de doute sur ce point, il peut demander conseil à son expert-comptable. En règle générale, la valorisation s’effectue à partir du prix net, en tenant compte des remises.